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Bonjour a tous. Veuillez trouver ci-joint ma contribution au debat lance
par le SPDG sur le cout des reponses aux appels d'offres. Je ne pourrai
participer a ce debat pour cause de conference a la meme heure.
Cordialement, Henri Pornon

Les reponses aux appels d’offres coutent-elles trop cher ? Point de vue
d’Henri PORNON

AVANT-PROPOS
Ne pouvant participer a la table ronde organisee par le SPDG sur ce
theme au Geo-evenement 2004, etant retenu dans une session en tant
qu’intervenant, je souhaite apporter une contribution a ce debat qui ne
me semble pas lance de facon constructive sous sa forme actuelle. Si je
ne conteste pas qu’il puisse y avoir dans certains cas des abus et des
exces, il me semble problematique d’attirer la suspicion sur les maitres
d’ouvrages en formulant ainsi la question et de generaliser hativement
quelques situations. Il faudrait, pour que le debat soit constructif,
poser aux maitres d’ouvrages et a leurs assistants la question
symetrique : les services proposes par les fournisseurs
correspondent-ils toujours a ce qui etait annonce dans leurs offres et a
la demande exprimee par les maitres d’ouvrages ? Autrement dit, les
fournisseurs repondent-ils toujours aux besoins et tiennent-ils toujours
leurs engagements ?

Je rappelle au prealable que mon point de vue est celui d’un consultant,
regulierement implique en tant qu’assistant a maitre d’ouvrage dans des
consultations pour le choix de systemes ou de prestataires concernant
les donnees, mais aussi celui d’un prestataire qui repond a des
consultations dans son domaine d’activite et peut se demander pour son
compte si les reponses aux appels d’offres qui le concernent coutent
trop cher : ma reponse a cette question en tant que fournisseur est que
dans la grande majorite des cas, le cout de l’avant-vente est
correctement proportionne au montant previsionnel de la prestation.

Mon propos abordera principalement les appels d’offres d’informatique,
d’une part, parce-que ce sont ceux qui necessitent le plus gros effort
d’avant-vente pour les fournisseurs, d’autre part, car ce domaine me
semble assez professionnel, ce qui n’est pas le cas des appels d’offres
concernant la fourniture de donnees.

APPELS D’OFFRES DE FOURNITURE DE DONNEES
La situation concurrentielle dans ce domaine est telle que la tendance
de la plupart des candidats est en general de minimiser les offres
financieres en ayant la comprehension la plus restrictive du cahier des
charges et en pariant sur le fait que le maitre d’ouvrage n’effectuera
pas de controles qualite. De fait, les offres sont souvent
sous-dimensionnees financierement et les difficultes d’execution sont
nombreuses. Quand on constate qu’en reponse a un cahier des charges tres
documente, faisant reference de facon explicite aux controles qualite
qui seront realises et aux sanctions qui seront appliquees, le
fournisseur retenu n’applique pas la methode de production annoncee,
n’effectue pas les autocontroles necessaires et finalement, compte sur
le maitre d’ouvrage pour detecter les incoherences des lots de donnees a
sa place, on peut convenir que le debat ne porte plus sur le cout de
l’avant-vente, mais sur le comportement des fournisseurs sur ce marche.

Sur les appels d’offres de fourniture de donnees, il y a souvent un
manque de professionnalisme des maitres d’ouvrages (dans l’elaboration
des cahiers des charges, qui requierent une technicite tres
particuliere, mais surtout dans le controle et le suivi des
prestations), mais le manque de rigueur de nombreux prestataires n’a
rien a voir avec le cout de l’avant-vente. Si on exclut les
consultations concernant la numerisation du cadastre, dans lesquelles
les offres de prix sont tres homogenes, il n’est pas rare d’observer des
ecarts de prix allant du simple au quintuple sur les consultations de
fourniture de donnees, meme avec des cahiers des charges tres
documentes.

La question que nous nous posons souvent dans ces appels d’offres est :
les candidats ont-ils pris le temps de lire completement les CCTP et
CCAP ?

APPELS D’OFFRES DE FOURNITURE DE SIG
La premiere question est celle des chiffres sur lesquels on se base pour
comparer le cout de l’avant-vente et les perspectives de chiffres
d’affaires. Trois chiffres nous paraissent significatifs : le premier
est le montant de la tranche ferme de la consultation (ce que le maitre
d’ouvrage s’engage a depenser), le deuxieme est le montant total du
marche (tranche ferme et tranches conditionnelles), le troisieme est le
montant global du chiffre d’affaires que le fournisseur peut esperer
realiser avec le client.

Il me semble necessaire de rappeler aux fournisseurs que le cout des
depenses d’avant-vente engagees par les entreprises candidates peut
certes etre compare au montant de la tranche ferme, mais les candidats
savent bien que c’est le montant global du marche objet de la
consultation (qui peut representer entre 2 et 4 fois le montant de la
tranche ferme), voire les perspectives de chiffre d’affaires total que
peut esperer le fournisseur qui justifient le cout de l’avant-vente. En
l’occurrence, au-dela du marche initial, celui-ci, si tout se passe
bien, va encaisser des revenus additionnels lies aux contrats annuels de
maintenance (souvent plus de 15 % des fournitures du marche initial) et
aux extensions du projets (outils et services additionnels). On peut
estimer que le chiffre d’affaires total represente au moins le double du
montant du marche initial sur 5 ans, le triple ou le quadruple sur dix
ans, et donc peut representer plus de 10 fois le montant de la tranche
ferme.

Par ailleurs, puisque l’on evoque sans le dire dans ce debat le manque
de professionnalisme ou de realisme des collectivites et maitres
d’ouvrages publics ou de leurs assistants, on peut aussi evoquer celui
de certains fournisseurs qui perdent leur temps sur des consultations ou
appels d’offres publics sur lesquels ils n’ont aucune chance d’etre
retenus. Les fournisseurs semblent considerer que les reponses aux
appels d’offres coutent trop cher, mais acceptent rarement qu’on leur
explique qu’ils ont ete elimines au stade d’un appel de candidatures car
ils n’avaient aucune chance d’etre retenus par le prospect au tour
suivant de l’appel d’offres. En clair, ils trouvent que les reponses aux
appels d’offres sont trop couteuses, mais il me semble que certains
gagneraient a etre plus selectifs dans le choix de leurs prospects.

LES PROCEDURES D’APPELS D’OFFRES
Les appels d’offres commencent souvent par des appels de candidatures. A
ce stade, le prospect souhaite avoir quelques elements d’information sur
l’envergure de la societe, ses references et son offre (surtout les
applicatifs metiers). Quelques fournisseurs savent produire des dossiers
synthetiques, mais la plupart fournissent des classeurs tres volumineux
avec la description detaillee des noyaux logiciels que l’on retrouvera
au stade de l’appel d’offres. Heureusement pour eux, le copier-coller
systematique d’un appel de candidatures a l’autre allege leur charge de
travail et reduit de facon consequente le cout de l’avant-vente. Nous
avons aussi pu constater la difficulte des fournisseurs a utiliser les
tableaux synthetiques parfois proposes dans les dossiers de
consultation.

Ce phenomene de copier-coller se retrouve aussi d’une offre a l’autre ;
ce qui nous parait d’ailleurs normal, meme si parfois, le prospect a la
mauvaise surprise de retrouver le nom du prospect precedent au detour
d’une page.

L’etape suivante, apres les candidatures et les offres, est la phase de
test. C’est probablement sur cette etape que les fournisseurs ont le
sentiment de perdre le plus de temps. Elle nous semble cependant
indispensable pour plusieurs raisons.

La premiere est liee au fait que les offres sont globalement sinceres et
honnetes, mais souvent formulees de facon ambigue dans les points
faibles de la solution par rapport au cahier des charges. Il est tres
rare qu’un fournisseur avoue ne pas traiter tel ou tel aspect du cahier
des charges. Il va generalement adopter une formulation ambigue qui va
obliger le consultant a demander la verification de la fonction
problematique pour confirmer au maitre d’ouvrage qu’il s’agit bien d’un
point faible de la solution. Les fournisseurs n’aiment pas ecrire non,
ce qui oblige le maitre d’ouvrage a effectuer des verifications.

Une autre raison de faire des tests, est la necessite de realiser dans
les collectivites des choix les plus participatifs, ce qui alourdit
effectivement la procedure de test, mais augmente considerablement les
chances de reussite du projet. Les fournisseurs ont parfois l’impression
de former certains futurs utilisateurs au SIG a l’occasion des tests,
ceux-ci decouvrant a ce stade ce qu’ils peuvent attendre ou non du SIG.
Il me semble qu’on peut essayer de minimiser cette derive, mais pas
l’eviter totalement. Un autre derapage provient parfois du manque de
preparation des tests par les representants du maitre d’ouvrage.

Le test est aussi le moyen pour le maitre d’ouvrage de se faire une idee
du professionnalisme du fournisseur et de verifier sa connaissance du
type d’organisme considere (les collectivites). A ce propos, il nous
semble important de signaler que les fournisseurs pourraient
certainement reduire le cout des tests en limitant le nombre
d’intervenants. Nous avons vu des societes faire de tres bons tests avec
un seul representant. Il y a souvent le technico-commercial (qui realise
le test) et le commercial (qui regarde et note les problemes rencontres
et les reactions des participants). Mais il n’est pas rare de voir
plethore d’intervenants parfois inutiles, parfois mobilises une journee
pour une demonstration d’une demi-heure (un applicatif particulier).

En revanche, un veritable probleme me semble etre la demande courante
des prospects de realiser les tests avec des donnees de leur territoire.
Ce souhait coute cher aux candidats qui doivent se debrouiller pour
numeriser ou recuperer des donnees en general mal formatees et de
qualite insuffisante, et il est le plus souvent improductif car les
donnees ne sont pas assez completes et exhaustives pour que le test des
applicatifs metiers soit pertinent. Nous suggerons en general a nos
clients d’accepter que le test se realise sur des donnees d’une autre
collectivite, mises a disposition par les candidats, ce qui est beaucoup
plus efficace.

Un autre aspect sur lequel les maitres d’ouvrage devraient moderer dans
certains cas leurs exigences lors des tests concerne les developpements
specifiques. Il n’est pas normal d’exiger qu’a l’occasion de tests (dans
la plupart des cas non remuneres), les candidats realisent par avance de
veritables prototypes d’application qui representent une charge de
travail elevee et n’ont qu’une utilite tres relative dans la demarche de
choix (de tels prototypes n’aident pas a selectionner le candidat).

LE ROLE DES CONSULTANTS DANS LES APPELS D’OFFRES
Les consultants seraient en droit de se demander si cette interpellation
du SPDG sur les couts des reponses aux appels d’offres ne vise pas a
remettre en cause leur implication dans ces procedures. On accuse
parfois les consultants de n’etre pas conscients des couts generes par
leurs exigences et de « faire grimper les fournisseurs au rideau ». Je
tiens a rappeler que si certains consultants peuvent etre tentes de
profiter de leur situation d’assistant a maitre d’ouvrage dans la
relation avec les candidats aux appels d’offres, la plupart des
consultants jouent plutot un role moderateur vis-a-vis de leurs clients,
en contribuant a etablir des cahiers des charges realistes, a clarifier
les situations, a moderer leurs exigences et a traiter les candidats a
egalite de chances (quand il s’agit de consultants veritablement
independants)…

Il est clair que les contraintes du Code des marches publics et la
necessite de formaliser toujours plus les demarches et de les « durcir »
pour qu’elles soient formellement incontestables, alourdissent la charge
de travail pour les candidats, mais aussi pour les maitres d’ouvrage et
leurs assistants. L’habitude d’attaquer juridiquement les choix des
maitres d’ouvrage est, heureusement, peu repandue dans notre domaine,
mais courante dans d’autres secteurs informatiques. Nul ne peut blamer
les maitres d’ouvrage de chercher a se proteger des risques de
contestation de leur decision.

CONCLUSION
Le debat lance par le SPDG a l’occasion de Geo-evenement 2004 me semble
mal formule. Si je ne conteste pas qu’il puisse y avoir des derapages
sur certains appels d’offres, il me semble important de relativiser ces
exceptions et de ne pas donner l’impression que c’est la regle. D’autant
que les comportements des fournisseurs en avant-vente ne sont pas non
plus toujours irreprochables. Imaginerait-on un debat du SPDG symetrique
de celui lance cette annee, sur le theme : « pour certains appels
d’offres, les offres des candidats ne correspondent pas a l’etat de
l’art ou a la demande exprimee par les maitres d’ouvrages. Les
fournisseurs repondent-ils toujours aux besoins et tiennent-ils toujours
leurs engagements ? ». La plupart des fournisseurs estimeraient a juste
titre qu’on monte en epingle des cas particuliers et qu’il est malsain
d’attirer la suspicion sur leurs pratiques.

--

IETI Consultants
9 rue Lacretelle, F-71000 Macon

ieti@texte-a-enlever.wanadoo.fr
Web:http://www.ieti.fr

Les professionnels parlent aux professionnels

Monsieur P. a raison, la situation dans le domaine de la fourniture de donnees est tres concurrentielle, mais c'est bien la le seul point sur lequel nous sommes d'accord.

Si les offres financieres sont minimisees, c'est la loi du marche.

Mais qui fait cette loi, depuis plusieurs annees ?

Qui favorise l'attribution des marches au moins disant et uniquement sur ce simple critere ?

Qui influence les donneurs d'ordres a faire baisser continuellement les prix de vente ?

Qui ferme les yeux sur la sous-traitance offshore incontournable aujourd'hui ?

Qui ne prend nullement en compte les investissements et certification qualite des entreprises dans l'attribution des offres ?

Qui ignore les references dans l'attribution ?

Qui rejette systematiquement les offres souvent les plus cheres mais qui seules repondent a toutes les exigences du cahier des charges ?

Monsieur P. aborde principalement les appels d'offres d'informatique, parce qu'ils necessitent le plus gros effort de la part des fournisseurs, et c'est un domaine visiblement professionnel.

Par contre, a en croire ce professionnel et concernant les appels d'offres de fourniture de donnees, nous avons note que les candidats  ne sont pas professionnels, ont la comprehension la plus restrictive du cahier des charges, parient sur le fait que le maitre d'ouvrage n'effectuera pas les controles, n'appliquent pas la methode de production annoncee, et ne prennent pas le temps de lire completement les CCTP et CCAP .

on peut convenir que le debat ne porte plus sur le cout de l'avant vente  : nous aussi on peut prendre un pretexte, inventer un nouveau debat, et deblaterer n'importe quoi sur le net.

Non content de ce mettre a dos les fournisseurs de donnees, qui je pense a la lecture de ses propos vont desormais BOYCOTTER tous les cahiers des charges realises par Monsieur P.

Monsieur P. va egalement, et cela est finalement plutot rassurant, se mettre aussi a dos tous les maitres d'ouvrage, car a en croire ses propos,  il y a souvent un manque de professionnalisme des maitres d'ouvrage dans l'elaboration des cahiers des charges.

Didier MAKA (PD-G d'une entreprise de fourniture de donnees, professionnelle aux dires de ses clients depuis 12 ans)

J'avoue etre surpris des reponses de MM Carnohan et Maka a ma
contribution au debat du SPDG et desole de cette polemique sterile et
peu constructive. Mon intention n'etait ni de declencher une polemique,
ni de partir en guerre contre ces messieurs, dont les propos ne me
semblent pas de nature a alimenter un debat constructif. Leurs propos me
semblent en revanche confirmer que le terrain de ce debat est mine ,
piege ce que je soulignais d'ailleurs dans ma contribution. Si les
propos d'un assistant a maitre d'ouvrage declenchent de telles
reactions, je me demande comment un debat serein pourra reunir les
fournisseurs et les maitres d'ouvrages lors du prochain geo-evenement ?
Je me demande enfin si le point de vue exprime par Richard Carnohan est
celui du SPDG, ou s'il n'engage que son auteur. Cordialement,

--

Henri Pornon
IETI Consultants
9 rue Lacretelle, F-71000 Macon

ieti@texte-a-enlever.wanadoo.fr
Web:http://www.ieti.fr

Bonjour a tous,

Un debat vif a confronte differents interlocuteurs sur ce sujet. Il nous
semble de plus en plus personnel et peu constructif. Si vous souhaitez
continuer, faites-le en prive.

Vous remerciant de votre comprehension
Cordialement
Ludovic, co-moderateur Geomatique